L'utilisation des mails en entreprises fait-elle baisser la productivité des salariés?La réponse reste difficile à trancher mais tout dépend de la manière dont le mail est utilisé par les salariés. "On peut faire le lien avec une surcharge informationnelle. Mais celle-ci est relative à un mauvais usage de l'outil et comme tout outil, le mail nécessite un apprentissage. Par exemple il faut savoir gérer les messages intempestifs", souligne Anca Boboc, sociologue à Orange Labs. De plus, le mail n'est plus le seul moyen de communication comme le prouve la croissance des "hyper-connectés", c'est-à-dire ces personnes qui utilisent plusieurs outils de communication (Instant Messaging, téléphones, réseaux sociaux, visioconférence) dans le cadre de leur activité professionnelle. Selon Erwan Le Quentrec, responsable d'une unité de recherche et de développement chez Orange Labs "l'impact du mail n'est pas le même selon les usagers et selon les TIC, technologie de l'information de la communication. La baisse de productivité liée à la surcharge informationnelle, si elle est avérée ne concernerait que les plus communicants, c'est à dire 15% des salariés environs. Avec le temps on voit que les utilisateurs peaufinent leurs stratégies d'usage. Par exemple en exploitant mieux les temps morts dans les transports en commun ".
Les mails peuvent-ils être considérés comme une source de stress?"La problématique du stress au travail est multifactorielle et globale, on ne peut attribuer cela seulement à l'utilisation de mails", explique Erwan Le Quentrec. Pour les salariés qui se sentent oppressés par l'afflux de mails, le tout est d'apprendre à relativiser. Il faut juste savoir comment réagir devant l'afflux d'information. Et chacun gère ça à sa manière. Le mail est l'outil le plus répandu mais beaucoup d'autres réseaux sociaux (Viadeo, LinkedIn) entrent de plus en plus en ligne de mire. De plus, le mail n'est pas le seul outil de communication relatif aux stress. "Comme tous les médias intrusifs, il faut juste apprendre à le maitriser. Quand le téléphone professionnel de quelqu'un sonne toutes les cinq minutes c'est aussi très stressant d'y répondre. Il faut juste apprendre à relativiser", soulève Serge-Henri Saint-Michel, fondateur du site Marketing-PME.fr.
Est-ce possible de se passer totalement des mails?L'entreprise Atos Origin l'a fait, mais elle reste un cas isolé. Le mail peut changer de forme mais en aucun cas être supprimé entièrement. Il est avant tout conseillé d'y intégrer d'autres outils collaboratifs. "Le message électronique ne doit pas disparaître mais s'enrichir ou s'insérer dans des suites de communication proposant des fonctionnalités collaboratives", commente Erwan Le Quentrec. Le mail garde un avantage indéniable: "Certains usages de mails peuvent être déportés sur les réseaux sociaux mais il y a le problème du collaboratif: le mail est plus adéquate pour une communication privée", affirme Anca Boboc, qui poursuit: "selon la situation, les salariés doivent savoir quel outil mobiliser pour leur communication. Il y a un apprentissage afin de mobiliser l'outil le plus adéquate selon le contexte, l'interlocuteur, le message, le délai de réponse, etc. Le mail reste néanmoins l'outil préféré dans le dialogue avec la hiérarchie car il s'agit d'un écrit qui assure une certaine traçabilité. De part son caractère asynchrone, il incite l'émetteur à réfléchir davantage au contenu du méssage".
Les réseaux sociaux intra-entreprises constituent-ils une alternative crédible?Beaucoup souhaitent s'inspirer de Facebook pour créer une nouvelle interface de communication. Mais contrairement au site de Mark Zuckerberg, seuls les employés d'une même entreprise seraient autorisés à y accéder. Petits bémols cependant: "il est encore impossible de gérer les pièces jointes sur ce type de réseaux, analyse Serge-Henri Saint-Michel. On y dénote aussi une mauvaise gestion des historiques et une sécurité qui n'est pas évidente à maîtriser. Et surtout, la confidentialité n'est pas assurée. Avec l'utilisation des mails, les salariés restent beaucoup pllus concentrés car l'interface des messageries est moins distrayante que celles des réseaux sociaux". Certains éléments du mail sont donc irremplaçables. "En effet l'introduction de nouveaux outils se traduit le plus souvent par une complémentarité et non par une substitution", explique Anca Boboc. Quant aux réseaux sociaux, même si la majorité des employés aiment passer quelques minutes de leur temps de travail dessus, ce n'est pas le cas de tous comme l'explique Erwan Le Quentrec. "Le mail est un outil simple alors que les nouveaux réseaux sociaux demandent un temps d'adaptation. Des études faites sur le sujet montrent qu'il y a un effet d'âge important. Les personnes âgées auront moins tendance et plus de difficultés à utiliser ces réseaux".