Courrier instantané, collecte mondiale d'information, le mail a son revers : engorgement des boîtes aux lettres, indiscrétions des salariés, campagnes de dénigrement, etc. Aux Etats-Unis, les entreprises sont sur les dents. Minda Zetlin et Donald Naglich, directeurs de Convergence Technologies à Chicago, listent pour le compte de l'American Management Association les précautions pour que cet outil reste un outil (1).
- Prospectus. L'e-mail sert à la prospection directe. Des serveurs, tel AOL, recensent les envoyeurs de prospectus et peuvent les bloquer.
- Forums. Si vos salariés les utilisent pour poster des messages, on associera l'entreprise à leurs propos. Faites ajouter à chaque message la mention : " N'engage que son auteur. "
- Confidentialité. Les messages peuvent être lus et retrouvés, y compris s'ils ont été effacés. Même s'il s'agit de messages personnels, attention à tout contenu diffamatoire.
- Vide-sac. Un salarié mécontent peut le faire savoir, sans conséquence, sauf si, mettant en cause son management, il se révèle finalement qu'il a raison. En cas de litige, le message peut être utilisé contre vous.
- Extinction des feux. Ne partez pas sans fermer votre messagerie, faute de quoi vous risquez de voir votre nom et celui de votre entreprise attachés à des propos que vous n'auriez pas voulu tenir.
(1) " Combatting E-Mail Glut ", texte intégral sur www.ama.org/news/archive