Les bureaux parisiens d'Evidence, situés dans un immeuble haussmannien, s'étalent sur 200 mètres carrés. D'un côté, une salle-bibliothèque pour des temps calmes, de l'autre un coin zen où le téléphone est interdit, puis une pièce-bar pour la convivialité et, plus loin, un espace de travail plus "effervescent". Ici, pas de bureau attitré mais du flex office, laissant le choix à chacun de s'installer où il le souhaite, selon ses envies. "Nous avons voulu faire d'une contrainte - le petit espace - une opportunité, et adapter les pièces aux besoins de chacun", indique Christophe Arnoux, 44 ans, le fondateur du cabinet de conseil, où 15 personnes travaillent. "Cela peut effrayer au début, précise-t-il, mais le système fonctionne très bien."

Une nouvelle organisation

Peur de l'isolement, du manque de place, d'un moindre confort... Les craintes envers ce nouveau mode de travail, qui repose sur "l'agilité", sont nombreuses. Cela nécessite une réflexion en profondeur afin de pouvoir créer des conditions agréables. "Il faut analyser en amont les besoins des salariés et créer des espaces adaptés à leurs tâches", pointe Elodie Chevallier, chercheuse-consultante spécialisée sur les questions du sens au travail. Chef de publicité dans un grand groupe, Sylvain, 51 ans, est passé au flex office en 2016. Il se souvient : "A l'époque, nous participions aux travaux d'aménagement, au choix des décors, et on suivait l'avancement du projet." Il peut ainsi choisir ses espaces de travail selon ses activités. "Quand j'ai besoin de calme, je vais dans les salles silencieuses. Pour travailler en groupe de façon efficace, on se réunit dans une salle de créativité avec quelques collègues", témoigne-t-il sous forme de recommandation. Alban Durand de Corbiac, 34 ans, assistant exécutif de la directrice santé et prévoyance d'Axa Santé, s'équipe d'un casque audio antibruit, qui lui permet de rester dans l'open space sans être dérangé. "C'est l'idéal pour rester concentré sans s'isoler", argumente-t-il.

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Autre adaptation intéressante : une meilleure répartition de ses activités. "On peut miser sur le travail en équipe et les réunions en "présentiel", et des tâches plus solitaires en télétravail", conseille Nolwenn Anier, docteure en psychologie et consultante en R&D. Sylvain compte, par exemple, sur la collaboration avec ses collègues lors de ses journées au bureau, en se penchant sur des projets collectifs, et se trouve donc rarement seul. Alban Durand de Corbiac, lui, dit utiliser ses jours de télétravail pour les tâches plus solitaires nécessitant une grande application. Grâce à la numérisation des équipements (ordinateurs, téléphones, logiciels de visioconférence...), ils peuvent par ailleurs joindre leurs collègues facilement et se sentir moins isolés.

Créer du lien social

D'après le baromètre Paris Workplace réalisé par SFL et l'Ifop en 2019, la qualité des relations au travail est le facteur de bien-être et de performance le plus important. Le lien social peut ainsi pallier l'un des points faibles du flex office : la dépersonnalisation des espaces. "Il est nécessaire de créer des souvenirs communs et des espaces d'échanges informels", note Nolwenn Anier. D'où l'importance d'une décoration invitant à la convivialité, de la pause-café ou d'événements de cohésion des équipes portés par des managers soucieux de les accompagner. "Personnellement, cela m'a permis de déconstruire la hiérarchie", assure Marie, 57 ans, spécialiste de la gestion des risques dans un groupe d'ingénierie, qui expérimente le flex office depuis un an et peut discuter plus facilement avec ses supérieurs.

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Pour y trouver ses marques, c'est aussi le rapport au bureau qui doit changer. Dans les entreprises passées à ce mode de travail, des casiers personnels sont mis à disposition. Marie en profite pour y ranger ses affaires dans la journée. "Il faut changer sa façon de travailler. Moi, je numérise tout, donc j'ai moins d'affaires personnelles et mon sac à dos m'accompagne partout", préconise-t-elle également. Quant au sentiment de solitude, une solution se trouve dans les déplacements réguliers et dans le développement de projets transversaux avec d'autres équipes. Alban Durand de Corbiac a pu ainsi nouer de nouvelles relations depuis la mise en place du flex office il y a six mois. "Je change de place régulièrement, indique-t-il. Cela me permet de discuter avec des gens à qui je parlais très peu, de fluidifier les échanges avec d'autres équipes." Très satisfait de cette nouvelle organisation, il dit avoir une façon de travailler plus souple pour garder l'esprit ouvert. Un véritable changement d'état d'esprit à insuffler.