Responsable marketing de la société d'emballage Sleever, basée à Morangis, dans l'Essonne, Pascal Leroy s'est construit sa propre méthode pour gérer les urgences. " Du bon sens et de l'organisation ". Premier impératif : avoir en permanence à l'esprit les objectifs qui lui sont fixés dans son poste. Très concrètement, il n'hésite pas à relire régulièrement sa fiche de poste et à mettre à jour ses objectifs annuels. Deuxième nécessité : déterminer précisément quelles sont les tâches qui lui permettent de remplir au mieux ses objectifs. " J'écarte les autres travaux, même s'il est nécessaire de '' rendre service '' à des collègues ou à d'autres départements pour '' faire avancer la machine '' et attendre aussi, en retour, la même attitude de leur part. "
Définir ses priorités. Autre aspect jugé essentiel par ce cadre bien organisé : définir des priorités au sein de ses " clients ". " Mon client n°1 est le P-DG. C'est à lui que je réfère directement et c'est lui qui m'évalue. C'est à lui que je dirai non en dernier ", précise-t-il en toute franchise.
Sur un plan plus concret, Pascal réalise, dès son arrivée à son bureau, ce qu'il appelle des " listes de tâches ". " Je commence par ce qui est facile et agréable pour me mettre en jambes. Ensuite, je raye les autres une à une pour m'encourager. Je réalise une mission à la fois et ne m'arrête pas tant que je n'ai pas réalisé cette dernière. Je me donne une limite dans le temps : 30 minutes maximum par dossier si possible. En tous les cas jamais plus d'une heure. Sinon, cela s'apparente à une perte de temps ".
Trier au fil de l'eau. Par ailleurs, tout au long de la journée, Pascal s'efforce de trier les informations qui lui parviennent (mails, réunions, appels téléphoniques.), puis de les classer systématiquement par degré d'urgence et par priorité, en fonction des objectifs qu'il a préalablement définis. Il s'oblige aussi, au cours de la journée à prendre deux courtes pauses de cinq minutes pour réfléchir sur une question essentielle : est-ce que ce que je suis en train de faire est vraiment utile ?
" Il faut apprendre à repérer les véritables urgences "
Quatre conseils de Joëlle Mandel, coach, consultante chez Orsys
1. Bien se connaître. Lorsque l'urgence s'installe, le risque à moyen et à long terme est de provoquer de l'anxiété, de la culpabilité ou de la dévalorisation de soi. Bien gérer la pression et les urgences, c'est avant tout comprendre comment on fonctionne dans ce type de situation et prendre conscience de son comportement sous stress.
2. Prendre du recul. Il faut prendre le temps nécessaire afin de ne pas toujours se situer dans l'immédiateté. Pour ne pas se laisser envahir par l'urgence des autres, avant de répondre, il importe d'identifier ses objectifs et de se recentrer sur ses véritables priorités.
3. Apprendre à gérer l'imprévu. Si l'imprévu est ''prévisible'', vous devez apprendre à anticiper l'évènement en faisant l'inventaire de ce qui pourrait arriver pour mieux vous y préparer. Vous devez parvenir à lire les signes précurseurs afin de déclencher au plus vite une réponse appropriée. Vous devez, par ailleurs, accepter que l'imprévu " imprévisible " puisse exister, et conserver des marges de manoeuvre pour l'affronter de façon calme et raisonnable, et en vous montrant créatif.
4. Hiérarchiser et planifier. L'urgence de la demande doit-elle forcément entraîner la nécessité d'aller vite dans la réponse ? Pour se préserver des pressions, il faut apprendre à repérer les véritables urgences. Pour fixer ses priorités vous devez vous poser les questions suivantes : est ce que cette demande fait partie de ma mission ? Quelles seront les conséquences pour l'entreprise si je n'y réponds pas dans l'immédiat ? Il est nécessaire d'effectuer le tri et de classer les tâches selon leur priorité afin de s'assurer que l'on se consacre bien aux tâches importantes.